Dette er et spørgsmål, der ofte bliver stillet. Her er nogle tips, der kan hjælpe dig med at optimere svarprocenten.
Målgruppen skal defineres
Du skal definere, hvem der er målgruppen for din undersøgelse. Er det hele landets befolkning, dine kunder, en gruppe medarbejdere, nye kunder, potentielle kunder, eller kunder, der ikke længere ønsker at købe dit produkt? En klar afgrænsning af, hvem der skal besvare spørgeskemaet, øger din svarprocent.
Information om Questen
Når du udsender Questen, skal du være præcis i din kommunikation. Fortæl respondenterne, hvorfor de er blevet valgt ud, hvor lang tid det vil tage at deltage i undersøgelsen og formålet med undersøgelsen. Hvis modtageren føler, at det er relevant, vil de som regel gerne bruge tid på at besvare spørgsmålene.
Eksempel:
Kære kunde,
I vores bestræbelser på hele tiden at forbedre vores kundeservice ønsker vi at lave en undersøgelse blandt udvalgte kunder. Vi håber, at du vil bruge 5 minutter på at fortælle os, hvad du mener om vores firma og specielt vores salgssupport.
Dit svar vil være 100% anonymt – QuestBack garanterer din fulde anonymitet.
Hvis du har nogle spørgsmål vedrørende undersøgelsen, er du velkommen til at kontakte Client Service Assistant Jens Holm på telefon xx xx xx eller på mail jeho@firma.com
Blandt alle besvarelser vil der blive trukket lod om 2 x 10 entrébilletter til Tivoli.
Med venlig hilsen
Henriette Larsen
Salgschef
Anonymitet
Når du laver en undersøgelse, vil du typisk være mere interesseret i selve besvarelserne end i hvilke respondenter, der har afgivet hvilke svar. Derfor anbefaler QuestBack, at undersøgelsen generelt gennemføres anonymt. Det er den bedste måde at sikre de mest ærlige svar fra respondenterne. I QuestBack er det muligt at sende remindere til dem, der endnu ikke har indsendt en besvarelse, og samtidigt bevare deres anonymitet.
Anonymitet og feed-back
I QuestBack kan du lave feed-back til alle respondenter eller grupper af respondenter, også selvom de har besvaret anonymt. Det vil sige, at du kan lave en ny undersøgelse til en delmålgruppe – fx kunder, der er utilfredse med salgssupporten – eller du kan sende deciderede svar til respondenterne. Eksempelvis kan du give besked om en snarlig lancering af et nyt produkt, som de efterspørger i undersøgelsen. Teknisk er det muligt at lave feed-back helt ned til 1:1. Respondenten kan i så tilfælde dog måske blive lidt usikker på, om hans/hendes besvarelse virkelig er anonym, og derfor anbefales det ikke at lave 1:1 svar.
Brug af incentives
I undersøgelser målrettet kunder kan incentives være med til at fremme svarprocenten. Men husk at gaven skal være relevant for målgruppen.Når det drejer sig om interne undersøgelser, burde incentives ikke være nødvendige. Her kan svarprocenten øges ved, at det fx er den øverste chef, der står for udsendelsen, eller at undersøgelsen bakkes op i interne nyhedsbreve, på virksomhedens intranet el.lign.
Hvornår skal man udsende en reminder
Langt de fleste, der vil deltage i en undersøgelse, gør det indenfor 5-6 arbejdsdage. Så det bedste tidspunkt at sende en reminder på er ca. 1 uge efter Questen er blevet offentliggjort. Vi anbefaler, at du holder øje med antallet af indkomne svar i Svar Loggen i QuestReporter. Tidspunktet for hver enkel besvarelse registreres her, og det gør det nemt at se, hvornår en reminder skal udsendes.
Hvor lang tid skal en Quest forblive aktiv?
Du bestemmer selv, i hvor lang tid det skal være muligt at besvare en undersøgelse. Men der er altid nogle, der svarer sent og også efter en eventuel udsendt deadline. Du kan lade en undersøgelse forblive åben for besvarelse, selv efter deadline. Dels af hensyn til dem, der gerne vil give deres mening til kende, men også fordi du faktisk kan køre en rapport også efter den deadline, som du har opsat.
Tilbage til Vidensbank